Процедура подписания актов сверки

МЕТРО переходит на автоматическую сверку взаиморасчетов. Более подробно с проведением автоматической сверки можно ознакомиться в файле по ссылке.

Вопросы по проведению сверки взаиморасчетов необходимо направлять на адрес metro.sverka@metro-cc.ru.

Порядок проведения сверки:

Уточните на сайте МетроLink https://www.metro-link.com, в файле неотфактурованные поставки, имеются ли у вас неотфактурованные поставки за сверяемый период (поставки, на которые необходимо предоставить счета-фактуры для их дальнейшей оплаты). Либо это можно уточнить у ведущего бухгалтера вашего направления. 

При наличии неотфактурованных поставок за сверяемый период Акты сверок не подписываются.

1. Акты сверок предоставляются со стороны поставщика в адрес ООО «МЕТРО Кэш энд Керри» в обязательном порядке на бланке, предлагаемом МЕТРО (образец бланка так же можно скачать с сайта МetroLink);

Сверка проводится только при получении ООО «МЕТРО Кэш энд Керри» корректно оформленных Актов сверок по предлагаемой форме. Перед отправкой акта сверки на портал, либо в оригинале, поставщику необходимо отправить его на проверку в электронном виде в формате Excel по почте Metro.sverka@metro-cc.ru и только после проверки акта выкладывать его на портал или отсылать оригиналы по адресу: 

БЦ Скала, 443013, Московское Шоссе, 4А, строение 14, этаж 6

Контактное лицо Татьяна Волохова +7 (495) 502 14 14-70666  mcoe.docflow@metro-cc.ru

2. Акты сверок подписываются только на последнее число года (31.12.2018).

3. Сверка промежуточных периодов текущего года (квартал, полугодие, 9 месяцев) происходит в электронном виде и только после подписания акта сверки за прошедший отчетный год. Для этого поставщику необходимо предоставить на электронный адрес metro.sverka@metro-cc.ru ОСВ по установленной форме (скачать).

Файл ОСВ так же можно скачать с сайта МetroLink. Для промежуточной сверки поставщик предоставляет ОСВ: за 1 квартал в период 15.04 - 14.05, за 2 квартал или полугодие в период 15.07 - 14.08, за 3 квартал или 9 месяцев в период 15.10 - 31.10. На основании ОСВ будет сформирован и выслан в адрес поставщика лист расхождений. Листы расхождений за промежуточные периоды могут быть предоставлены только после закрытия неотфактурованных поставок за сверяемый период и принимаются только в эти периоды: 15.04 - 14.05, 15.07 - 14.08, 15.10 - 31.10. Если при анализе листа расхождений у поставщика возникают вопросы по конкретной поставке, то эти вопросы необходимо направлять ведущему бухгалтеру вашего направления.

4. Акты сверок принимаются только со сверяемым периодом за прошедший отчетный период (год). За предыдущие два года сверка происходит электронно посредством отправки листа расхождений или ОСВ по данным МЕТРО без подписания акта сверки.

5. Акт сверки за отчетный год заполняется на бланке, предлагаемом МЕТРО и должен, кроме сведений о задолженности, обязательно содержать следующую информацию*:

• Номер(а) поставщика (5-тизначный номер договора).
• Все сверки должны предоставляться на последнее число года (31.12.) (данная дата должна быть в «шапке» и в сверяемом периоде).
• Подпись и расшифровку подписи Генерального директора либо уполномоченного лица, печать организации на первом и втором листе акта сверки.
• E-mail и телефон исполнителя.

6. После передачи поставщиком акта сверки в адрес ООО «МЕТРО Кэш энд Керри», необходимо отправить по электронному адресу metro.sverka@metro-cc.ru оборотно - сальдовую ведомость за сверяемый период в Excel-формате (по шаблону МЕТРО, инструкция по заполнению см. в файле ОСВ на третьей вкладке).

7. ВАЖНО! При предоставлении Акта сверки на последнее число года необходимо предоставлять копию наиболее свежей выписки из ЕГРЮЛ и, в случае если Акт сверки подписан Генеральным директором, приказ о назначение на должность на Генерального директора либо решение/ протокол об избрании Генерального директора. В том случае если Акт сверки подписан уполномоченным лицом необходимо, предоставить доверенность на подписание этим лицом именно Актов сверок.

8. В случае отсутствия документов по запросу поставщика делаются дубликаты. Запрос на дублирование документов необходимо направлять на общий адрес Accounts.Receivable@metro-cc.ru.

9. Если поставщик не указывает в Акте сверки услуги, скидки, возвраты, либо суммарное расхождение в сальдо конечном составляет более 500 000 руб., а также если суммарное расхождение в части с/ф (с учетом дебет-нот) составит более 200 000 руб., то к Акту сверки должна быть подписана пояснительная записка, в которой поставщик указывает даты/период проведения в их учёте услуг, скидок, возвратов, а также причину и периоды устранения расхождений по поставкам.

!При отсутствии вышеуказанной информации сверки не рассматриваются.

10. Сверки отдельно по поставкам, услугам не рассматриваются.

11. Если в процессе сверки взаиморасчетов возникают вопросы по поставкам и с/ф, то эти вопросы необходимо направлять ведущему бухгалтеру вашего направления.

12. При несогласии с выставленной дебет-нотой необходимо подавать рекламации.

13. Доводим до Вашего сведения, что компания ООО МЕТРО Кэш энд Керри полностью переходит на электронный документооборот, и подключилась к ЭДО в части сверок взаиморасчетов (e-Act). В настоящий момент мы сотрудничаем с такими операторами ЭДО как Корус СНГ и СКБ Контур, с другими операторами - по роуминговому соединению. По запросу мы готовы выслать более подробную информацию и шаблон доп. соглашения о переходе на е-Акт.

Обращаем Ваше внимание, что в данном случае речь идет об обмене неформализованными документами. Акт сверки взаиморасчетов (e-Act) - это документ в формате excel (по образцу МЕТРО), подписанный ЭЦП, с запросом ответной подписи и самой ответной подписью. У e-Act нет определенного формата XML и им не надо обмениваться через EDI. Таким образом, основные преимущества электронного Акта сверки (e-Act)- это:

• Быстрота и точность передачи данных (сокращение времени на передачу документов – они передаются немедленно, немедленное получение подтверждения получения документов).
• Освобождение временных и трудовых ресурсов
• Сокращение почтовых расходов
• Сокращение расходов на печать, бумагу, конверты
• Экологические расходы
• Акты сверок заверяются ЭЦП и хранятся в едином реестре. Это значит, что все заинтересованные лица буду иметь доступ к информации.
• Электронные акты сверок имеют такую же форму, как и бумажные, поэтому не потребуют дополнительного обучения на заполнение и работу с ними.
• ЭЦП заменяет подпись и печать на бумажном носителе и электронный документ имеет такую же юридическую силу, как и бумажный.

Для отправки акта сверки по ЭДО вам сначала нужно подготовить:

• Акт сверки, составленный вами в формате excel, переименовать файл так: Акт сверки (номер договора) на 31.12.20… (Пример: Акт сверки 12345 на 31.12.2019)
• Выписку из ЕГРЮЛ отсканировать, сохранить в формате pdf, назвать также выпиской из ЕГРЮЛ от …
• В случае, если акт сверки будет подписан ЭЦП по приказу/доверенности, то приказ/доверенность также отсканировать и сохранить в формате pdf, переименовать также «Приказ (или доверенность) на право подписи акта сверки Иванов И.И.»

Если с поставщиком подписано несколько договоров и бух. учет ведется в разрезе каждого договора, то пакет документов составляется и выкладывается на портал провайдера ЭДО отдельно по каждому договору. Если учет ведется в целом по компании, то акт сверки может быть составлен в целом по всем договорам.

Процедура подписания акта сверки на портале провайдера аналогична подписанию акта сверки на бумаге, только бумажный вариант заменяет акт сверки в формате excel в том же формате, а подпись и печать на бумаге заменяется электронно-цифровой подписью. Вы выкладываете акт сверки в формате excel (в том же формате, в котором вы его обычно заполняете), подписываете ЭЦП. Прикладываете выписку и приказ в формате pdf, делаете из этих документов связку (пакет). Мы получаем на портале ваш акт сверки, проверяем оформление и приложенные документы. Если все верно, скачиваем акт сверки, заполняем его со своей стороны, заверяем ЭЦП и отправляем вам на ответную подпись полностью заполненный акт сверки.

Для того, чтобы мы с вами могли обмениваться документами с использованием ЭЦП, необходимо подписать Приложение к Договору о переходе на ЭДО. Бланки ДС/Приложения вы можете запросить у Ольги Анфёровой (Olga.Anfyorova@metro-cc.ru ). Как заполните, сначала пришлите в эл. виде на проверку правильности заполнения по этому же адресу.

14. Если поставщик по какой-либо причине не перешел на ЭДО с ООО МЕТРО Кэш энд Керри, то ему

необходимо будет вместе с бумажным актом сверки дослать следующие документы:

• Информационное письмо, где будет указана причина, почему поставщик не может выложить акт сверки за 2017 год на портал и почему вы с нами не перешли на ЭДО. Вы планируете дальше с нами работать? Если да, то вам необходимо заключить доп. Соглашение/Приложение на ЭДО. Бланки дополнительного соглашения Вы можете запросить у Анфёровой Ольги Olga.Anfyorova@metro-cc.ru
• Наиболее свежую выписку ЕГРЮЛ.
• Если Акт сверки подписан Генеральным директором, приказ о назначение на должность на Генерального директора либо решение/протокол об избрании Генерального директора. В том случае если Акт сверки подписан уполномоченным лицом необходимо, предоставить доверенность на подписание этим лицом именно Актов сверки.

Без вышеперечисленного комплекта документов акт сверки подписываться в бумажном

варианте не будет!

15. Акт сверки по недействующим договорам подписывается итоговый на текущую дату без расхождений и с нулевым сальдо. Для выявления расхождений, поставщику необходимо по адресу metro.sverka@metro-cc.ru запросить ОСВ за последние 2 года. После устранения всех расхождений по итогам сверки поставщик предоставляет акт сверки на бланке МЕТРО без расхождений на подписание.

16. Акт сверки на бланке МЕТРО необходимо передавать в двух экземплярах :

• через ячейку поставщика в ТЦ (для региональных поставщиков).
• для поставщиков, находящихся в г. Москва направлять почтовым отправлением в МОЦО Самара «Отдел по расчетам с поставщиками» (Invoice Control)

БЦ Скала, 443013, Московское Шоссе, 4А, строение 14, этаж 6

Контактное лицо Татьяна Волохова +7 (495) 502 14 14-70666  mcoe.docflow@metro-cc.ru