Оформление счета-фактуры/УПД

Modified on Mon, 10 Apr, 2023 at 8:33 AM

Обращаем Ваше внимание!

С 1 июля вступают в силу новые требования к оформлению счетов-фактур/УПД и согласно этим требования в документы вносятся следующие изменения:

1. Меняется ссылка на постановление в шапке документа: в ред. Постановления Правительства РФ от 02.04.2021 № 534.

2. Добавляется новая строка 5а в «шапке» документа (обязательна к заполнению):

«№п/п» – заполняется порядковый номер записи в графе 1 табличной части счета-фактуры; порядковых номеров, поставщик должен указать через запятую 1, 5…, если позиции относятся к одному первичному документу можно указать 1-5.

«№» – заполняется номер документа на отгрузку товаров (работ, услуг, имущественных прав), если УПД - то в соответствии строке графы 1 табличной части счета-фактуры;

«От» – дата оформления документа на отгрузку, указанного в поле «№».

А так же добавляются новые графы в табличную часть:

Графа 1 - «№ п/п» Обязательна к заполнению. Наименование - это теперь графа 1а.

Графа 12 - Количество товара, подлежащего прослеживаемости, в количественной единице измерения товара, используемой в целях осуществления прослеживаемости. Код;

Графа 12а - Количество товара, подлежащего прослеживаемости, в количественной единице измерения товара, используемой в целях осуществления прослеживаемости. Условное обозначение;

Графа 13 - Количество товара, подлежащего прослеживаемости, в количественной единице измерения товара, используемой в целях осуществления прослеживаемости;

Обращаем внимание:

При составлении счета-фактуры на бумажном носителе на товары, не подлежащие прослеживаемости, работы, услуги, имущественные права графы 12 - 13 не формируются.

Постановление Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137 (ред. от 02.04.2021) "О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость".

Если графы сформированы, они не заполняются.

3. Графа 11 переименовывается на «Регистрационный номер декларации на товары или регистрационный номер партии товара, подлежащего прослеживаемости» вместо «Регистрационный номер таможенной декларации».

!!! Если в счет-фактуре /УПД обязательные поля/колонки отсутствуют либо некорректно заполнены, документы не принимаются к оплате.

1. К оплате принимаются только счета-фактуры / УПД.

2. Счета-фактуры / УПД должны быть хорошего качества печати (без полос, без картриджного загрязнения, четкие, хорошо читаемы).

3. Счета-фактуры / УПД не должны быть скреплены степлером, скрепками и прочее.

4. При оформлении счета-фактуры / УПД допустимо использование шрифта не менее 9 pt.

5. Информация, не вмещающаяся на одном бланке в счетах-фактурах / УПД, должна быть отображена на нескольких односторонних листах формата А4.

6. Если счет-фактура / УПД содержит более одной страницы, то все страницы должны быть пронумерованы.

«Шапка» в счете-фактуре должна быть указана только на первом листе.
Номер счета-фактуры / УПД и дата счета-фактуры / УПД должны быть указаны на каждой странице документа.

7. В счет - фактуре в обязательном порядке в печатном виде указываются:

номер поставщика (например, поставщик 20330, или пост. 21521, или № поставщика 22798, или договор № 47358, или №).
номер торгового центра МЕТРО – всегда четыре знака (например, 1010, 1318, 1107 и т.д.)
номер заказа (обязательно на поставки с 01.01.2017г)
номер приемки товара (наличие обязательно на поставки до 31.12.2016г.)
GLN поставщика, если поставщик подключен к EDI. Уточнить номер GLN можно на сайте http://gepir.ean.ru/gepir. Информацию о получении номера GLN можно получить на сайте www.gs1ru.org и http://www.gs-s.ru/services_gs2.html
GLN торгового центра МЕТРО

Наличие пробелов между текстом и цифрами является обязательным условием.

8. Обращаем внимание, что в СФ /УПД на БУМАЖНОМ носителе в поле с дополнительной информацией необходимо обязательно указывать отдельной строкой «Номер отгрузки»:

Номер DESADV, в случае использования при поставках данного вида EDI-сообщения.
«Номер отгрузки» равный номеру товарной накладной, в случае предоставления при поставке товара счета-фактуры.

9. Образец заполнения СФ / УПД.

10. В строке «Грузоотправитель и его адрес» нужно указывать адрес юридических лиц, указанный в ЕГРЮЛ, или место жительства индивидуального предпринимателя, указанное в ЕГРИП. Проверить адрес в реестре можно на официальном сайте ФНС (ссылка https://egrul.nalog.ru)

11. В строке «Адрес Грузополучателя» указывается адрес торгового центра МЕТРО, в который был поставлен товар.

12. В строке «Покупатель» указывается ООО «МЕТРО Кэш энд Керри».

13. В строке «Адрес Покупателя» всегда указываются реквизиты организации-покупателя, 125445, г. Москва, Ленинградское шоссе, д 71Г.

14. В строке «ИНН / КПП Покупателя» указывается ИНН 7704218694 и КПП того магазина, в который отгружен товар, наличие пробела обязательно.

15. Обязательно должна присутствовать строка «Валюта: наименование, код», в которой должно быть указано: российский рубль, 643.

16. В графе 1а «Код вида товара» - указывается код вида товара в соответствии с единой Товарной номенклатурой внешнеэкономической деятельности Евразийского экономического союза. Данные указываются в отношении товаров, вывезенных за пределы территории Российской Федерации на территорию государства - члена ЕАЭС. При отсутствии данных ставится прочерк.

17. В графе 11 вместо номера таможенной декларации следует приводить ее регистрационный номер (это разные номера).

18. Товары и их артикулы в счете-фактуре / УПД и накладной указываются в том же порядке, что и в заказе МЕТРО на данные товары.

19. Номера артикулов МЕТРО могут быть указаны как в колонке «Номер артикула МЕТРО», так и в колонке «Наименование товара…, имущественного права».

20. В колонке «Единица измерения» обязательно должны быть заполнены подколонки «код» и «условное обозначение (национальное)». Подколонка «Содержание МЕТРО-единиц может отсутствовать в счете-фактуре, но в УПД обязательна для заполнения.

21. В колонке «В том числе сумма акциза» обязательно должно быть указано «без акциза», либо указана сумма.

22. В строке «Всего к оплате» в обязательном порядке должны быть три итоговые суммы по колонкам:

«Стоимость товаров (работ, услуг), имущественных прав, без налога – всего»
«Сумма налога, предъявляемая покупателю»
«Стоимость товаров (работ, услуг), имущественных прав с налогом – всего»

Не допускается использование более 2-х знаков после запятой.

23. При указании сумм допустимо разделение между целой и десятичной частью (рубли и копейки) знаками «,» (запятая) и «.» (точка). Использование «тире» не допустимо.

24. Если поставщик использует в счете-фактуре / УПД две ставки НДС, то под табличной частью должна быть расшифровка по ставкам.

25. Если поставщик работает по УСН, тогда в столбце «Ставка НДС» необходимо указать «без НДС», а в столбце «Сумма налога» - ноль.

26. В колонке «Страна происхождения товара» обязательно должны быть заполнены подколонки «цифровой код» и «краткое наименование».

Исключения составляют:

страна происхождения РФ – в этом случае подколонки могут быть пустыми
при реализации товара, ввезенного на территорию РФ с территории Таможенного союза (Казахстан, Белоруссия, Киргизия и Армения), возможно указание в графе 10а счета-фактуры «Таможенный союз», при этом в графе 10 «Цифровой код» следует ставить прочерк

27. В графе 8 нужно указывать идентификатор государственного контракта в случае его наличия. При отсутствии ставится прочерк или «0».

28. Подписи в строке «Руководитель организации или иное уполномоченное лицо» и «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо» должны быть только оригинальными + должны быть указаны расшифровки подписи того сотрудника, кто подписывал счет-фактуру / УПД. Если счет-фактуру / УПД подписывает уполномоченное лицо, действующее по приказу или доверенности от компании, необходимо под расшифровкой фамилии уполномоченного указывать номер и дату документа по которому действует данный представитель компании.

29. При выставлении счета-фактуры / УПД индивидуальным предпринимателем (ИП) подпись и расшифровка подписи должны находиться в строке «Индивидуальный предприниматель» и рядом должны быть указаны реквизиты свидетельства о государственной регистрации ИП.

30. Подпись и печать не должны заходить на табличную часть счета-фактуры / УПД, «скрывая» часть информации.

31. В УПД статус документа – «1 – счет-фактура и передаточный документ».

32. В поле «Основание передачи (сдачи) / получения (приемки)» в УПД в обязательном порядке указывается номер и дата Договора. Накладная должна быть подписана в двух строках: «Товар (груз) передал / услуги, результаты работ, права сдал», «Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни» с указанием должностей и заверена печатью поставщика, которая содержит ИНН. Если печать поставщика не содержит ИНН, то обязательно должно быть заполнено поле «Наименование экономического субъекта – составителя документа (в т.ч. комиссионера / агента)».

33. Поставщик может предоставлять счет-фактуру в электронном виде с ЭЦП через системы электронного документооборота операторов ЭДО. Для этого необходимо подписать дополнительное соглашение по ЭДО с МЕТРО, обратиться к провайдеру ЭДО с заявкой на настройку отправки EDI.

По всем вопросам касательно оформления счетов-фактур / УПД просьба обращаться в Группу документооборота:

mcoe.docflow@metro-cc.ru